Zmiany w ZFŚS wynikające z ustawy wdrażającej RODO

23

Z dniem 4 maja br. weszła w życie ustawa z dnia 21 lutego 2019 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych) (Dz.U. poz. 730), która służy odpowiedniej implementacji postanowień wymienionego w tytule tejże ustawy rozporządzenia, zwanego powszechnie „RODO”.

W ramach powyższego aktu prawnego zmieniono kilkadziesiąt ustaw, w tym także ustawę z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 2018 r. poz. 1316, z późn. zm.), określaną dalej mianem „ustawa o ZFŚS”.

W art. 8 ustawy o ZFŚS dodano ust. 1a-1d, w których określono zasady udostępniania i przetwarzania danych osobowych pracownika uprawnionego do korzystania z usług i świadczeń finansowanych z ZFŚS. Oznacza to, że udostępnienie pracodawcy danych osobowych osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu, w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z Funduszu i ustalenia ich wysokości, następuje w formie oświadczenia. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Potwierdzenie może odbywać się w szczególności na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu.

Pracodawca przetwarza powyższe dane przez okres niezbędny do przyznania ulgowej usługi i świadczenia, dopłaty z Funduszu oraz ustalenia ich wysokości, a także przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń (art. 8 ust. 1c ustawy o ZFŚS).

Pracodawca dokonuje przeglądu danych osobowych, o których mowa w art. 8 ust. 1a ustawy o ZFŚS, nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania. Pracodawca usuwa dane osobowe, których dalsze przechowywanie jest zbędne do realizacji celu określonego w art. 8 ust. 1a i 1c ustawy o ZFŚS.

Do przetwarzania danych osobowych dotyczących zdrowia, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO, mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych wydane przez pracodawcę. Osoby dopuszczone do przetwarzania takich danych są obowiązane do zachowania ich w tajemnicy.

Zmiana w ust. 2 art. 8 ustawy o ZFŚS ma techniczny charakter i polega na uwzględnieniu w treści tego zapisu nowo wprowadzonych regulacji, tj. ust. 1a i 1b w art. 8 ustawy o ZFŚS.

Modyfikacje legislacyjne do ustawy o ZFŚS zostały ujęte w art. 27 ustawy z dnia 21 lutego 2019 r.

Maciej Ofierski